“TIMESAFE er et af vores absolut vigtigste værktøjer. Der er nærmest et ‘før og efter’ og jeg har næsten glemt hvor besværligt mange ting var, før vi fik det overblik, som vi har i dag”, siger Thomas Lyngvad, Ingeniør i Energi & Teknik i Silkeborg Kommune.
Silkeborg Kommune har anvendt TIMESAFE siden 2013. Vi har undersøgt hvad værktøjet, som aktuelt skaber overblik over små 3.000 tekniske installationer på tværs af anlægstyper og ca. 400.000 m2 bygningsareal, har betydet for organisationen.
Det første der slår mig er, at vi nu altid har opdaterede data omkring vores forskellige tekniske installationer. Derudover har vi konstateret hvor vigtigt og givtigt det er, at have en fælles snitflade mellem brugerne fra vores egen organisation og vores forskellige eksterne leverandører
Konklusionen kommer fra Lars Thygesen, Faglig leder i Teknik & Energi i Silkeborg Kommune, til spørgsmålet om, hvad TIMESAFE har givet af konkret værdi. Erfaringerne gør, at Silkeborg Kommune løbende udvider overblikket over tekniske installationer og samarbejdet med flere leverandører.
Ét samlet overblik – fra ventilation til brand, elevatorer…
Silkeborg Kommune startede med at få styr på overblikket over ventilationsanlæggene på tværs af de 268 ejendomme, som styres via TIMESAFE. I alt blev knap 750 ventilationsanlæg importeret i TIMESAFE i forbindelse med opstarten, men siden da har omfanget bredt sig til i dag at håndtere små 20 anlægstyper, som alle har behov for service eller rutinemæssig vedligehold. Det drejer sig om ABA anlæg, elevatorer, rottespærrere m.v.
Selvom anvendelsen tager et stadigt bredere omfang, så fylder ventilationsanlæg fortsat en hel del i TIMESAFE, hvor Silkeborg Kommune i dag har en detaljeret kortlægning af 1.900 ventilationsanlæg. En af de væsentligste årsager til det bedre overblik og til at de oprindelige 750 ventilationsanlæg er vokset til den nuværende mængde, er inddragelsen af leverandøren, Kemp & Lauritzen, der vandt servicekontrakten i 2013. Kemp & Lauritzen har registreret nye anlæg i TIMESAFE, i takt med deres servicering på tværs af ejendomme.
Det kan lyde enkelt, men at bevare overblikket over en stor bygningsmasse på ca. 400.000 m2., der udvikler sig dynamisk i form af tilgang og afgang af bygninger, ombygningsprojekter, skiftende medarbejdere, leverandører osv. er ikke så enkelt endda. Her har TIMESAFE vist sig at være en særdeles vigtig ressource for Silkeborg Kommune.
Hvis vores forskellige serviceleverandører støder på anlæg, som vi af en eller anden årsag ikke har registreret i TIMESAFE i forvejen, så har de mulighed for at oprette dem i detaljer med det samme i TIMESAFE. På den måde bidrager leverandørerne i høj grad til både at få skabt og vedligeholdt overblikket over vores mange forskellige anlæg og det er en stor gevinst for både os og de leverandører vi samarbejder med
siger Thomas Lyngvad, Ingeniør i Energi & Teknik, Silkeborg Kommune.
Bedre udbud – både i forhold til kvalitet og kvantitet
Et godt overblik understøtter mange arbejdsfunktioner i en organisation som Silkeborg Kommune.
Lars Thygesen fremhæver både kvantitative og kvalitative fordele ved anvendelse af TIMESAFE i udbudsmæssige sammenhænge:
Vi har generelt oplevet en væsentligt højere datakvalitet og en meget bedre kortlægning af vores anlægsdata, som hjælper os på mange fronter. I Silkeborg Kommune har vi et godt samarbejde på tværs af fagafdelinger – eksempelvis når vi laver udbud. Hvor vores udbudsgrundlag tidligere kunne være tvivlsomme, har vi i dag meget bedre kvantitative og kvalitative data, som kan understøtte vores kollegaers arbejde i indkøbs- og udbudsprocesser. Et aktualiseret udbudsgrundlag trækkes fra TIMESAFE når vi har brug for det og gode data kombineret med vores faglighed gør, at vi har bedre samtaler og større gennemsigtighed afdelingerne imellem.
For de leverandører, der ønsker at byde på udbuddene fra Silkeborg Kommune er det ligeledes en fordel, at kunne byde ud fra valide og kvalitetssikrede data. Med et tvivlsomt datagrundlag bliver leverandører nødt til at tage en række forbehold, der som udgangspunkt vil få både prisen og usikkerheden omkring opgavens omfang til at stige, hvorimod gode data bidrager til bedre priser og stimulerer bedre samarbejde allerede fra starten af en kontraktperiode.
Fra bedre udbud til bedre drift
Det er ikke kun bedre priser og bedre samarbejde, som er kommet ud af at have bedre data. Med bedre udbud kommer nemlig også bedre kvalitet i driften og vedligeholdelsen af de forskellige tekniske anlæg. Af samme årsag skrives krav om digital indberetning via TIMESAFE ind i alle relevante serviceudbud, så kvalitetssikringen af data fortsat er sikret og driften af de enkelte serviceaftaler kan følges enkelt og præcist.
Driften af vores serviceaftaler er meget transparent i dag og vi kan følge vores forskellige leverandørens løbende arbejde meget bedre. At der er fuld transparens gør, at der ikke bliver filet på hverken service eller kvalitet og vi opnår dermed en meget bedre drift af vores tekniske installationer. Vi kan med det samme se, om leverandørerne er med på serviceringen eller om de er bagud”, siger Lars Thygesen og fortsætter “Det kan måske lyde som om vi kun ser tingene fra vores perspektiv, men vi oplever generelt bedre samarbejder og bedre dialoger med vores leverandører, hvilket kommer os alle til gode.
Opdaterede data finder også vejen til at understøtte arbejdet i Teknik & Energi i hverdagen. Et eksempel kan være i relation til energioptimering, hvor gamle komponenter let identificeres og kan udskiftes med nye, tidssvarende og energibesparende varianter. Med til bedre drift hører også bedre driftsøkonomi, fordi mange af de opgaver, som før blev udført på regning nu med fordel kan lægges ind i den løbende servicering af anlæggene. På samme måde er en række interne driftsopgaver i dag med fordel blevet outsourcet til eksterne serviceleverandører.
