Ishøj Kommune har netop gennemført et udbud på service af alle kommunens ventilationsanlæg. To serviceleverandører er udvalgt til opgaven og TIMESAFE er værktøjet, der skal styrke samarbejdet mellem parterne, gøre det mere transparent og være med til at sikre kvaliteten i de kommende år.
Center for Ejendomme i Ishøj Kommune arbejder med vedligeholdelse og servicering af kommunens ca. 160.000 m2 ejendomme. At der er styr på den løbende servicering af ventilationsanlæggene er med til at sikre bedre indeklima til gavn for både medarbejdere og borgere i kommunen, men også at der ikke forbruges unødig energi og dermed penge.
TIMESAFE lægger bunden for service- og vedligeholdelsesarbejdet, som de to ventilations servicevirksomheder, Pacco og T. Jespersen Ventilation, skal varetage i de kommende år. Med TIMESAFE som bindeled er det uhyre nemt for Ishøj Kommune at følge med i den løbende servicering af de mere end 400 ventilationsanlæg. Samtidig gør værktøjet det også muligt at tage relevante databaserede dialoger med de to serviceleverandører omkring de forskellige forbedringspotentialer, der kortlægges i løbet af samarbejdet.
Inddragelse, dialog og fokus på godt samarbejde
TIMESAFE er et samarbejdsværktøj til service og vedligehold af tekniske anlæg, som har til formål at få skabt et fælles overblik, forankre viden, styrke samarbejdet mellem partnere og gøre det mere transparent. På det grundlag er leverandørinddragelse, dialog og fokus væsentlige nøgleord.
Jan Pedersen, Projektleder for digitale løsninger, Ishøj Kommune:
I forbindelse med indgåelsen af en ny stor serviceaftale som netop har været udbudt af Ishøj Kommune, har anvendelsen af TIMESAFE givet os mulighed for at inddrage vore leverandører i processen allerede inden opstarten af serviceaftalen. En netop afholdt fælles workshop med deltagelse af os, vores leverandører og TIMESAFE, som for øvrigt faciliterede workshoppen, har givet alle parter en større fælles forståelse for strukturen i det fremtidige samarbejde mellem os som kunde, leverandørerne og TIMESAFE som systemleverandør.
Hos TIMESAFE leverer vi i forvejen vores samarbejdsværktøj til nogle af landets største bygningsejere – blandt andet en lang række andre kommuner. Erfaringerne har vist os, at en god opstart er særdeles vigtig i forhold til at få mest mulig værdi og viden ud af værktøjet og samarbejdet og netop derfor er det så vigtigt, at serviceleverandørerne inddrages forud for samarbejdets begyndelse.
Jan Pedersen fortsætter:
På baggrund af de input vi fik på workshoppen, har vi fået mulighed for at tilrette vores fælles interface i TIMESAFE, så det opfylder alles behov og ønsker til brugerfladen, samtidig med at platformen lever op til vore forventninger om et væsentligt forøget overblik og endnu højere datakvalitet.
Succesfuld implementering en skabelon for fremtiden
Ishøj Kommune har fået TIMESAFE til at planlægge og facilitere træningsworkshoppen og sikre, at de to serviceleverandørers teknikere er klædt godt nok på til at anvende værktøjet bedst muligt i årene fremover.
Steen Olsen, Partner i TIMESAFE:
Vi har erfaring fra mange andre kommunale kunder og kan se, at de mest succesfulde samarbejder oftest er dem, hvor der har været inddragelse af leverandører og fokus på en åben, ærlig og udviklingsorienteret dialog fra starten af. Vi er glade for at kunne facilitere denne forståelse og brobygning.
Jan Pedersen følger op:
Jeg er overbevist om at den succesfulde implementering af TIMESAFE, dels vil blive en gevinst for både Ishøj Kommune og vore serviceleverandører og dels at processen vil fungere som skabelon for fremtidige samarbejdsaftaler og udbud af teknisk karakter i Ishøj Kommune.
FAKTA
Ishøj Kommune styrer mere end 100 ejendomme i TIMESAFE. Ishøj Kommune’s samlede bygningsmasse udgør ca. 160.000 m2.
