Kolding Kommune optimerer ejendomsdrift, arbejdsmiljø og bæredygtighed med TIMESAFE

Kolding Kommune varetager driften af 225 ejendomme, og har brugt TIMESAFE i tæt på 10 år. Kommunen var med i opstarten af platformen og er i dag langt fremme i både brug og integration, blandt andet ved at have digitaliseret styringen af kommunens mange ejendomme og optimeret ejendomsdriften.

Kolding Kommune begyndte med styring af ventilation, og i de efterfølgende 10 år har de bygget videre på platformen, samt brugt alle fordelene ved at hente data omkring service til at spare både tid og ressourcer. Før kommunen fik platformen, kørte de registrering og kontrol omkring ventilation via rapporter. Excel blev brugt til registreringen, men rapporter, papirer og anden information kunne hurtigt ligge spredt blandt personer og programmer, og kommunens servicesektion savnede at have det hele samlet et centralt sted.

Vi søgte et værktøj, der kunne køre det hele elektronisk for os. TIMESAFE virkede overskueligt og nemt at gå til, og vi tog det ind for at få overblikket

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Intern Byg, Kolding Kommune

“Vi søgte et værktøj, der kunne køre det hele elektronisk for os. TIMESAFE virkede overskueligt og nemt at gå til, og vi tog det ind for at få overblikket,” fortæller Anne Schytt i Intern Byg og fortsætter:

“Efter en rum tid var jeg med på et erfamøde, og her gik det op for mig, hvordan vi kunne bruge platformen til alt muligt andet end ventilationsområdet. Senere kom ændringerne til brandlovgivningen, og der kunne vi virkelig også gøre brug af værktøjet. Vi fik det hele sat op i eftersynsaktiviteter, så vi sikrede, at alt blev tjekket i de rigtige intervaller. Vi brugte også ret tidligt TIMESAFE’s opgavemodul, da vi her hurtigt kunne se, hvis der var reparationer i forbindelse med service.”

Kolding Kommune er langt fremme

Kolding Kommune er i dag langt fremme i TIMESAFE regi. Kommunen har formået at lave en form for intern forankring, hvor teknikerne har taget platformen godt til sig. Gennem undervisning i de første år på 8-10 interne workshops blev kommunens Teknisk Service afdeling introduceret til værktøjet.

“Vi registrerede alt brandmateriel i samarbejde med Teknisk Service, som allerede da lærte TIMESAFE at kende med QR-koder og billeder. Herefter indkaldte vi til workshops og undervisning, hvor 10-15 medarbejdere fra Teknisk Service ad gangen var inde og gennemgå et opgaveforløb, og hvor TIMESAFE formidlede forståelsen af platformen. Her kunne Teknisk Service også sparre med hinanden, og det skabte nærmest base for mere internt samarbejde omkring brand,” siger Anne Schytt og fortsætter:

Vores egenkontrol fungerer i dag godt. Det, at vi kan trække brandloggen gør, at når brandinspektører kommer ud, kan vi vise dem, at vi har styr på det.

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Vores egenkontrol fungerer i dag godt. Det, at vi kan trække brandloggen gør, at når brandinspektører kommer ud, kan vi vise dem, at vi har styr på det. Uanset om den ansvarlige er syg, så tager en anden bare over. Vi er derfra gået skridtet videre og har tegnet alt ind på plantegninger, som vi har haft med ude og registrere ABDL, ABA anlæg, ABV anlæg mv. og brandmateriel – alt er tegnet ind. Det gør overgange lettere, og kommer der en ny medarbejder ind hos Teknisk Service, eller har vi vores service i udbud, kan de nye altid gå ind og se vores registreringer. Der er hurtig oplæring i TIMESAFE.”

Struktureret arbejde med arbejdsmiljø

Kolding Kommune har lavet et setup i platformen, som gør det muligt at arbejde struktureret med at sikre og dokumentere godt arbejdsmiljø. Via deres setup tjekkes blandt andet øjenskyl, elværktøj og stigekontrol rutinemæssigt, så de følger Arbejdstilsynets regler for eftersyn. I Intern Byg har de lavet deres egne QR-koder i lille format til at sætte på el-håndværktøjerne, og på den måde skal de blot holde øje med notifikationer omkring værktøjerne.

Flere og flere i kommunen bruger værktøjet til at tjekke for egenkontroller, og begynder også at kigge på, hvordan det kan have relevans inden for andre områder.

Der er mange af vores arbejdsmiljørepræsentanter, der også har adgang til informationerne, så de kan se, alt er i orden. De skal nemlig tjekke, at egenkontrol i forhold til arbejdsmiljø bliver udført, plus de kigger ind i, hvilke andre områder de selv kan bruge platformen på

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Der er mange af vores arbejdsmiljørepræsentanter, der også har adgang til informationerne, så de kan se, alt er i orden. De skal nemlig tjekke, at egenkontrol i forhold til arbejdsmiljø bliver udført, plus de kigger ind i, hvilke andre områder de selv kan bruge platformen på,” fortæller Anne Schytt.

Bæredygtig materialeforvaltning

Kolding Kommune har fokus på cirkulær økonomi som et led i fremtidens bæredygtige samfundsudvikling, og de gør det så gennemført, at de også i servicesektionen genbruger materialer. De har lavet et setup i TIMESAFE kaldet “Bæredygtighedsscreening”, hvor de registrerer materialer, der har en alder og stand, som gør, at de kan bruges igen, så materialernes livscyklus udnyttes fuldt ud. Det tillader kommunen at bruge de ressourcer, som eksempelvis skulle være brugt til nye døre, på et andet område.

Anne Schytt tog et hurtigt kig i den lange liste over materialer, der kan genbruges:
“Lige her kan jeg se, at vi blandt meget andet har nogle døre og nogle tagsten, der kan bruges igen.”

Det betyder i praksis, at når én af de 225 ejendomme mangler noget til tagudskiftning, og det i øvrigt passer sammen, kan Kolding Kommune forfølge deres fokus på bæredygtige tiltag.

Notifikationer får tingene til at ske

Med Kolding Kommunes udbredte brug af platformen er koordinering et vigtigt element. Til det har de taget TIMESAFE’s opgavemodul i brug, så relevante informationer leveres via notifikationer. Hos TIMESAFE taler man om kvantespringet fra de gamle dueslag videre til mails og nu til TIMESAFE platformen, hvor alt er samlet i ét værktøj.

Notifikationerne har udviklet sig til et stort informationsnetværk, der får tingene til at ske, og hvor de enkelte afdelinger og personer tilmelder sig dem, der har relevans for deres område. De bruger værktøjet til at skabe et netværk af meddelelser, der kører imellem afdelinger og sikrer, at alting sker, og at de rette får besked, både teknikere i Intern Byg og Teknisk Service.

“Når vores Teknisk Service laver egenkontrol, og finder noget, som skal rettes, repareres eller andet, så opretter de en opgave, der udløser en notifikation, så både den, der skal udføre opgaven får besked om det, plus den ansvarlige på området, som så kan følge med i, at det bliver udført. Det kan være alt fra sløjdmaskiner på skoler til ventilationsanlæg, varmeinstallationer og aktive brandanlæg,” forklarer Anne Schytt.

8500 registrerede enheder

De oplever tydeligt fordelene ved et godt overblik, for de har rigtig mange enheder. I praksis registrerer de emnerne, efterhånden som de når frem til dem. 8500 enheder ligger i platformen, heraf mange mindre emner, som el-håndværktøjer.

Intern Byg har selv registreret langt de fleste små og store ting rundt i deres bygninger, som består af mange tusinde kvadratmeter.

Jeg kan tjekke, at de følger med, og når vi får regningerne fra dem, kan jeg tjekke, om de har udført service efter aftale ved at kigge i TIMESAFE, om rapporten ligger derinde. Det har lettet vores arbejde, og jeg kan hurtigt se, om der er noget, vi skal tage action på.

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Vi får oprettet og lagt eftersynsintervaller ind. Derfra viser jeg det til vores eksterne firmaer, da eftersynsaktiviteterne er til dem. Jeg kan tjekke, at de følger med, og når vi får regningerne fra dem, kan jeg tjekke, om de har udført service efter aftale ved at kigge i TIMESAFE, om rapporten ligger derinde. Det har lettet vores arbejde, og jeg kan hurtigt se, om der er noget, vi skal tage action på.”

Fleksibelt og agilt værktøj, der letter samarbejder

TIMESAFE er så struktureret og så nemt og overskueligt. Vi kan hurtigt få indblik i, hvad vi har af anlægstyper på de forskellige ejendomme og lynhurtigt slå op og se, hvordan det ser ud med tilstanden de forskellige steder.

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

Anne Schytt oplever, at det ikke er et låst system, hvor alle skal være enige, men et fleksibelt og agilt værktøj, hvor de kan have konstruktiv sparring og samarbejde med TIMESAFE for at skabe forbedringer:

“TIMESAFE er så struktureret og så nemt og overskueligt. Vi kan hurtigt få indblik i, hvad vi har af anlægstyper på de forskellige ejendomme og lynhurtigt slå op og se, hvordan det ser ud med tilstanden de forskellige steder. Kolding Kommune er begejstret for platformen. Det er nemt at gå til, ikke sådan et tungt program, og vi har styr på vores penalhus på denne overskuelige måde, også fordi TIMESAFE som firma er så nemme at arbejde sammen med. Der er ikke noget, der ikke kan lade sig gøre. Her er det ikke sådan, at 20 firmaer skal være enige om at sætte noget i gang. Hvis vi synes, at noget er en god idé, er TIMESAFE altid friske på at prøve det af og eventuelt videreudvikle det.”

Der er ikke noget, der ikke kan lade sig gøre. Her er det ikke sådan, at 20 firmaer skal være enige om at sætte noget i gang. Hvis vi synes, at noget er en god idé, er TIMESAFE altid friske på at prøve det af og eventuelt videreudvikle det.

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

De har fortsat foldet muligheder ud i takt med, at de har sammensat egne behov med platformens funktioner, og har efterhånden digitaliseret alt fra stamdata til kloaktegninger.

“Vi lægger flere og flere ting ind i platformen. Vi tager bare en enhedstype eller et område ad gangen og får lavet et setup til det. Flere og flere stamdata kommer også derind at ligge. For nylig er vi begyndt at lægge kloaktegninger ind, så dem, der skal bruge dem, selv kan tilgå dem. Også rekvisitionsnumre i form af opgavenummer bruger vi værktøjet til. Intern Byg holder alt ajour derinde, såsom kontaktpersoner, og eksterne firmaer kan få adgang til at se det. Det letter klart samarbejdet mellem kommunen og eksterne leverandører. Plus ved at alt ligger ét samlet sted, kan vi altid gå tilbage og kigge på gamle rapporter.”

Vi lægger flere og flere ting ind i platformen. For nylig er vi begyndt at lægge kloaktegninger ind, så dem, der skal bruge dem, selv kan tilgå dem. Det letter klart samarbejdet mellem kommunen og eksterne leverandører.

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

Sparer tid og ressourcer

Flere kan tilgå informationerne i platformen, hvor det hele vedligeholdes samlet ét sted, og Anne Schytt mener, at deres digitalisering sparer dem både tid og ressourcer.

Det sparer arbejdsgange og nogle gange ekstra reparationsomkostninger. Vi kan med overblikket og strukturen se, hvad vi har af anlægstyper og aktiver på de forskellige ejendomme

Anne Schytt Rasmussen, Specialist, Kolding Kommune

“Når Teknisk Service falder over noget, der eksempelvis kræver reparation, kan de gå ind og se, hvornår det eksterne firma kommer næste gang. Er de snart på vej, eller skal de ringe efter reparation? Det sparer arbejdsgange og nogle gange ekstra reparationsomkostninger. Vi kan med overblikket og strukturen se, hvad vi har af anlægstyper og aktiver på de forskellige ejendomme. Det er lynhurtigt at slå op, hvordan det ser ud med service, flere kan tilgå informationerne, både os, Teknisk Service og eksterne, og vi skal kun vedligeholde det hele ét sted. Plus det er nemt at arbejde med. Jeg vil helt sikkert mene, at det sparer både tid og ressourcer for os,” afslutter Anne Schytt.