Ethvert indkøb af nye it-værktøjer bunder i et eller flere konkrete behov, men indkøbet af nye it-værktøjer løser som udgangspunkt intet i sig selv. Den ønskede effekt kommer først, når to overordnede forhold er på plads.
Frygten for kuldsejlede eller komplicerede implementeringsforløb er tit til at mærke hos de store organisationer, som vi typisk taler med i TIMESAFE. Og med god grund, for der er ofte store udfordringer med at få implementeret nye systemer og få dem til at virke efter hensigten.
Ofte er årsagen eksempelvis, at systemer er (for) komplekse i selve implementeringsfasen eller i forhold til brugervenligheden, hvilket kan være en væsentlig barriere for succesfuld organisatorisk implementering. Andre gange har den manglende succes mindre med det konkrete system at gøre, men bunder snarere i manglende fokus på eller forståelse for at få en implementeringsproces til at fungere. Men sådan behøver det ikke at være.
To meget vigtige forhold skal på plads
TIMESAFE er et samarbejdsværktøj for service og vedligehold af tekniske anlæg og andre assets. I praksis anvendes TIMESAFE af mange forskellige brugertyper – fra udbuds-/indkøbsarbejdet til drift af serviceaftaler i ejendomsafdelingen og funktioner på tværs af forskellige leverandørers teknikere m.v. TIMESAFE som værktøj spænder dermed bredt og skal hver dag håndtere og understøtte mange forskellige brugeres behov, it-kundskaber og funktioner, hvilket traditionelt vil udfordre en god forankring. Hvorfor er det så, at TIMESAFE ofte fremhæves som et system “der bare virker”?
Vi tror på, at mindst to væsentlige forhold skal være på plads:
- Enkelthed. Et system kan mange gange godt favne et komplekst område, uden at produktet behøver at være komplekst for brugerne.
- Forankringsfokus. Stillingtagen til systemet, formålet, træning og projektledelse er med til at sikre, at systemet fungerer i organisationen.
It-værktøjer løser sjældent problemer i sig selv, men kan være midler til løsning af problemstillinger. Uanset hvor enkelt og relevant et værktøj er, kræver det altid en eller anden grad af engagement og forståelse, for at få det optimale ud af det. Vi går altid vores kunder lidt på klingen og tilbyder også gerne vores kunder træning i TIMESAFE, for at sikre at effekten bliver så god som mulig.
Steen Olsen, Partner i TIMESAFE.
Enkelthed, samarbejde og fokus på god forankring
Vores erfaring er, at jo mere enkelt og brugervenligt et it-værktøj er, jo mere og bedre bliver det brugt, og dermed opstår den ønskede værdi, der var hele kundens formål med sit indkøb, i langt højere grad. Og hvis organisationen i tillæg hertil prioriterer undervisning af de mest relevante brugere, så øges værdien yderligere.
En af de grundlæggende ideer med måden TIMESAFE fungerer på er, at få kunder og leverandører til at arbejde bedst muligt sammen – til gavn for begge parter. Eksempelvis ved at opbygge og vedligeholde et fælles overblik over anlægsdata, hvor virkeligheden, i form af de teknikere, der bevæger sig rundt på kundens matrikler, inddrages som de fagpersoner de er og forankrer deres viden på en enkel måde i TIMESAFE. Effekten er, at begge parter i fællesskab udvikler deres samarbejde med henblik på at drifte og servicere kundens anlæg bedst muligt.
At nå i mål med dette potentiale kræver fokus på de to tidligere nævnte forhold – enkelthed og fokus på forankring. Med til forankring hører blandt andet træningen af relevante brugere, så det sikres, at de mange forskellige brugere, der arbejder via TIMESAFE forstår at bruge TIMESAFE på den bedst tænkelige måde. Kombinationen af et værktøj, der er tænkt ud fra eksempelvis en serviceteknikers hverdag og at klæde brugerne på til at bruge det er nøglen.
Overblik over tekniske anlæg på 130 ejendomme
Et eksempel er Bygningsstyrelsen, der bruger TIMESAFE til at holde styr på service og vedligehold af mange tusinde tekniske anlæg på tværs af godt 130 ejendomme fordelt over det meste af Danmark.
Med administration af en samlet ejendomsportefølje på ca. 4 mio. kvadratmeter, og en stor geografisk spredning, er det nødvendigt for Bygningsstyrelsen, at have et værktøj, der samler data og gør data let tilgængelig for de brugere, der har brug for dem.
Vi har i Bygningsstyrelsen en stor ejendomsportefølje og når vi samarbejder med vores leverandører via en fælles dataplatform, så er det vigtigt, at vi begge kender værktøjet godt, så vi udnytter det bedst muligt og til fælles gavn. Derfor synes jeg, at det giver god mening, at vi deltager på de samme træningssessions og finder fælles fodslag
siger Johnny Bak, Ejendomsansvarlig i Vedligehold og Drift i Bygningsstyrelsen
“Vi skal kende os selv gennem data”
Specielt for en så stor organisation som Bygningsstyrelsen er det afgørende, at tænke i en central forankring af viden, og frigørelsen af at være direkte personafhængige.
Det er vigtigt at vi ’kender os selv gennem data’. Mennesker bliver aldrig overflødige, men mennesker skifter job, får nye arbejdsfunktioner, går på pension osv. og derfor er det vigtigt, at vi prioriterer at gøre os uafhængige af enkeltpersoner og sikrer, at deres viden forankres centralt og på en måde, som gør, at den er tilgængelig for andre. Med et delt system sikrer vi netop dét på en enkel og effektiv måde. Når eksempelvis Wicotec Kirkebjergs eller Kemp & Lauritzens teknikere vedligeholder Bygningsstyrelsens anlæg, så opdaterer de data mens de er på stedet og det er vigtigt for effektiviteten, datakvaliteten og datavaliditeten
siger Johnny Bak.
Johnny Bak fortsætter:
I den fælles platform opdateres data med det samme og dokumentation og viden er dermed altid tilgængelig, så vi og vores leverandører undgår unødig vente- og spildtid. Når vi arbejder med vedligeholdelse og såkaldt ‘vedligeholdsforsyningssikkerhed’, der bygger på Just-in-time principper, så er et delt systemet stærkt værktøj, der sikrer netop dét på en enkel og effektiv måde.
Fælles undervisning af Bygningsstyrelsen og Wicotec Kirkebjerg
På en nyligt afholdt undervisningsseance for de regionale servicechefer fra Wicotec Kirkebjerg, der blandt andet servicerer Bygningsstyrelsen i Jylland og på Fyn via TIMESAFE, var fokus konkret rettet mod teknikernes anvendelse af værktøjet.
Efter “train the trainer” princippet, blev servicecheferne klædt på, til at kunne vise deres kollegaer, hvordan varetagelsen af alt fra registrering, QR kode opmærkning, udførelse af både planlagt og akut vedligehold af Bygningsstyrelsens mange tusinde anlæg gennemføres i TIMESAFE.
Jeg er vild med det her! TIMESAFE er et super godt værktøj, som er med til at give os mere plads i planlægningen af besøg på de forskellige lokationer, samt finde historikken for de forskellige komponenter, der er placeret de forskellige steder
siger Helle Taastrup fra Wicotec Kirkebjerg Aarhus, som deltog i undervisningen.
Et andet eksempel er Bornholms Regionskommune, hvor der tilsvarende blev afholdt en undervisning af 5 af kommunens leverandører indenfor service og vedligehold af ventilation og ABA anlæg.
Der kommer altid gode spørgsmål og kommentarer med fra deltagerne på vores træningssessions, som ikke kun holder os skarpe som leverandører og bidrager til den løbende videreudvikling af vores værktøj, men som samtidig minder os om, at selvom et værktøj er enkelt, så er der altid risiko for at det ikke anvendes bedst muligt. Ofte kan småting i systemet eller manglende tydelighed i udmeldingerne fra kunden til dennes leverandører, være nok til at effekten reduceres. Det er lige præcis de ting vi fanger, når vi møder kunder, leverandører og rådgivere, der arbejder i vores værktøj
siger Steen Olsen fra TIMESAFE.
94,7% af datavedligeholdelsen og 50% af ny-registreringen foretages af leverandører
En tidligere analyse af samtlige opdateringer foretaget i TIMESAFE på tværs af kunder viste, at 94,7% af alle dataopdateringer blev foretaget af forskellige leverandørvirksomheder. Dataopdateringer inkluderer alt fra at oprette anlæg, som kunden enten ikke vidste fandtes eller ikke havde fået registreret til den løbende og rutinemæssige ajourføring af data, indberetning af service, energiscreening m.v.
Faktisk er det ikke unormalt, at nye kunder hos TIMESAFE får kortlagt 50 – 100% flere anlæg i detaljer, som følge af implementeringen af værktøjet og stort set al registrering foretages af leverandørerne. Der er derfor et stort perspektiv i at træne leverandørerne i anvendelsen af TIMESAFE.
