I 2019 traf Odder Kommune et vigtigt og bevidst valg om indførelsen af Energiledelse. Det intensiverede fokus på energiområdet kræver nye og relevante værktøjer, når ambitionerne skal indfries og her kommer TIMESAFE til at spille en primær og central rolle. Også energistyringssystemet KMD EnergyKey indføres i organisationen.
“I Odder Kommune er TIMESAFE ét skridt foran energiledelsen”. Sådan lyder ordene fra Claus Colding, Funktionsleder i Odder Kommune, og det er der flere gode grunde til. Den første og primære er, at skabelsen af et centralt overblik over kommunens tekniske anlæg og installationer udgør en væsentlig forudsætning for at kunne arbejde effektivt med energiledelse i bred forstand og for at kunne få det optimale ud af det nyindkøbte EMS/energistyringssystem, EnergyKey, fra KMD.
“Hvis ikke vi ved hvad vi har af tekniske anlæg og installationer i vores bygninger, så kan vi ikke forbedre driften og reducere energiforbruget af dem og vi kan heller ikke udnytte potentialet i vores energistyringssystem, hvis vi ikke vi får koblet alle relevante anlæg op på det. Når vi skal arbejde kvalificeret og bevidst med vores energiledelse, så er det derfor nødvendigt for os med et opdateret og retvisende overblik. Vi er igang med en centralisering af vores organisation og derfor har vi ganske enkelt ikke haft ét samlet overblik”, siger Claus Colding.
Andre argumenter for at bruge TIMESAFE som fortrop og dét centrale overbliksværktøj i Odder Kommune, er muligheden for samtidig også at kunne gennemføre udbud på service- og vedligeholdelseskontrakter, bedre dataunderstøttelse af FM systemet (Digital Bygningsdata / DBD) og bedre samarbejde på tværs af forskellige afdelinger og alle de leverandører og rådgivere, der udfører service-, drift og vedligeholdelsesopgaver for Odder Kommune.
Kombinationen af TIMESAFE og Energy Key bliver stærk og vil fungere som et godt fundament for os i det fremtidige arbejde. Både i forhold til vores energiledelse, men også til vores drift og vedligehold i øvrigt.
Claus Colding, Funktionsleder, Odder Kommune
Fokus på processen
Implementeringen af nye systemer er ofte udfordrende i større organisationer og derfor har der fra starten af været et stærkt fokus på at skabe en enkel og agil proces i Odder Kommune.
Indledningsvist er processen opdelt i fire faser:
- Opsætning og tilretning af TIMESAFE platformen
- Opstartsworkshop, kort registreringsforløb og evalueringsmøde
- Introduktion for tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune
- Færdigregistrering og dokumentation af de prioriterede tekniske anlægstyper
Når registreringerne er på plads i TIMESAFE kan arbejdet med at få de relevante tekniske anlæg koblet op på EnergyKey påbegyndes. På den måde supplerer og styrker de to systemer hinanden – TIMESAFE med fyldestgørende dokumentation af de tekniske anlæg samt de løbende service- og vedligeholdelsesaktiviteter og Energy Key med den løbende opsamling af data, der både kan bruges i energiledelsesarbejdet, men også som grundlag for bedre vedligehold, når data kombineres med data fra TIMESAFE.
1. Opsætning af TIMESAFE platformen
TIMESAFE er en cloud baseret platform, som anvendes af en lang række større organisationer – herunder mange kommuner. Aktuelt håndterer TIMESAFE mere end 100 forskellige slags tekniske anlæg og installationer, som kan klikkes til en kundes konto og dermed tages i brug med det samme, hvilket gør opsætningsarbejdet enkelt og effektivt. For en kommune på størrelse med Odder Kommune, blev den system-tekniske opsætning og tilretning af TIMESAFE klaret på en enkelt mandedag.
2. Opstartsworkshop, kort registreringsforløb og evalueringsmøde
Indledningsvist afholdtes en opstartsworkshop, hvor relevante medarbejdere fra Odder Kommune deltog. Fra TIMESAFE deltog Salgschef Jakob Fogde og Partner Steen Olsen, der delte ud af erfaringer og viden fra andre kommuner.
På opstartsworkshoppen blev bl.a. relevante anlægstyper prioriteret, organisatoriske roller fastlagt og tildelt konkrete medarbejdere, brugertyper fastlagt, defineret og opsat i TIMESAFE mv. Også forhold som eksempelvis navngivningspolitik blev afstemt, så det fremover er nemt at formidle rammer og ønsker tydeligt videre til fremtidige brugere af TIMESAFE.
Allerede på opstartsworkshoppen blev de første anlægstyper registreret i platformen – fra opmærkning med QR koder på de konkrete anlæg til egentligt færdigdokumenterede anlæg i TIMESAFE. Ud over at nye TIMESAFE brugere kan øve sig på selve den basale brug af TIMESAFE, så giver denne fremgangsmåde også gode reflektioner, som er vigtige i forhold til at sikre en stærk, fremtidig proces.
“Vi havde en god opstartsworkshop med TIMESAFE, som både var konkret og effektiv. Eksempelvis fandt vi ud af hvor vigtigt det er, at vi alle er afstemte omkring hvad god navngivning egentlig er og vil sige. Med en fast rød tråd i vores navngivning af de tekniske anlæg kan vi melde klart og tydeligt ud til vores egne teamkoordinatorer, tekniske servicemedarbejdere og vores forskellige leverandører, hvad det konkret er vi ønsker”, siger Kristina Andersen, Projektleder – Fælles Drift & Service, Kommunale Bygninger og den formelle systemejer af TIMESAFE i Odder Kommune.
Efter opstartsworkshoppen gennemførtes et kort registreringsforløb, hvorefter der blev evalueret og konkluderet på erfaringerne. Registreringen blev foretaget af Kristian Egebæk, Teknisk Serviceleder i Odder Kommune, der har den faglige ballast til også at kunne reflektere over hvilke data, der reelt set er vigtige at få kortlagt.
3. Introduktion for tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune
Med et godt fundament og en god indledende proces som afsæt inviteredes alle tekniske servicemedarbejdere i Odder Kommune til møde, hvor de blev introduceret for TIMESAFE. De tekniske servicemedarbejere er vigtige brikker i registreringsprocessen, men skal også bruge TIMESAFE fremadrettet efter registreringsforløbet. TIMESAFE blev inviteret ind som facilitator på intromødet, så der var mulighed for at få besvaret de spørgsmål, der måtte komme fra de tekniske servicemedarbejdere til brugen af TIMESAFE.
En vigtig del af vores succeskriterium for TIMESAFE er, at få skabt tilfredshed med værktøjet blandt alle vores tekniske servicemedarbejdere og derfor er det også vigtigt for os, at de bliver inddraget tidligt i processen. De skal kunne se, at det giver dem noget, ligesom vi har set, at det giver os i ejendomscentret noget.
Claus Colding
4. Færdigregistrering og dokumentation af de prioriterede tekniske anlægstyper
Aktuelt er den sidste del af registreringsprocessen i gang og med et helt korps af engagerede tekniske servicemedarbejdere til at kortlægge anlæggene på de ejendomme, hvor de normalt har deres hverdag, forventes en effektiv registrering.
Processen fremadrettet i forhold til energiledelse
En vigtig konstatering i Odder Kommune har været, at det samlet set går hurtigst fremad, hvis der tages små skridt til at starte med, så der kommer styr på processen, som så kan intensiveres efterfølgende.
I stedet for at starte op med registreringen af alle de mere end 100 forskellige slags tekniske anlæg, som TIMESAFE aktuelt understøtter, blot fordi det er muligt, har der været foretaget en konkret prioritering af indsatsen. Prioriteringen tilgodeser både energiledelsen, en håndfuld brandrelaterede anlægstyper samt alle Odder Kommunes elevatorer, hvorpå der udføres lovpligtig service og faldprøve.
Odder Kommune er inddelt i fire geografiske områder og registreringen i TIMESAFE påbegyndes i område 1. Når registreringen er gennemført i område 1 er der banet vejen for, at energistyringssystemet (EMS) EnergyKey kan blive taget i anvendelse, mens registreringen i TIMESAFE fortsætter i de andre områder. Når de er på plads kan de ligeledes sættes op i EnergyKey.
Jeg synes, at vi har fået etableret en rigtig god proces, som vi alle kan forstå, kan følge med i og kan håndtere.
Claus Colding
Kontaktpersoner
Er du interesseret i at høre mere, så kontakt gerne følgende personer:
Odder Kommune
Claus Colding – [email protected] / 20902027
Kristina Andersen – [email protected] / 20905340
TIMESAFE
Steen Olsen – [email protected] / 20908257
