DGI Byen har samlet teknisk drift og servicehåndtering i én digital platform

DGI Byen bruger TIMESAFE som en samlet platform til egenkontrol, teknisk drift og vedligehold – herunder et ticket system, der håndterer ad hoc-opgaver fra alle dele af DGI Byens store kompleks. Løsningen sikrer struktur, sporbarhed og overblik på tværs af komplekse faciliteter, og der er fortsat planer om mere.

Midt i det levende Vesterbro, lige ved siden af Hovedbanegården, ligger DGI Byen – en moderne og mangfoldig arena for bevægelse, kultur og møder. Her mødes københavnere, virksomheder og besøgende fra hele landet i rammer, der både rummer historisk karakter og nutidigt liv.

Med faciliteter som hotel, konferencecenter, sportshaller, svømmehal og spisesteder spreder DGI Byen sig over mere end 30.000 kvadratmeter. Stedet tiltrækker hvert år omkring en million mennesker – fra daglige motionister og foreningsliv til konferencegæster og kulturbrugere. Organisationen drives af omkring 235 medarbejdere og arbejder målrettet med at fremme fællesskab, sundhed og byliv.

I den sammenhæng spiller drift og teknisk service en afgørende rolle. Med mange forskellige bygninger og funktioner – og tusindvis af daglige brugere – stilles der høje krav til overblik, struktur og rettidig indsats. Derfor har DGI Byen valgt at samle teknisk vedligehold, helpdesk og opgavestyring i én samlet platform – TIMESAFE – som et led i at professionalisere og effektivisere driften på tværs af hele huset.

Behov for et bedre overblik over egenkontroller på brand

Samarbejdet med DGI Byen er historien om et godt samarbejde. Afsættet var et konkret behov for at få bedre styr på indsatserne omkring lovpligtige egenkontroller indenfor brand. Derfra har samarbejdet udviklet sig, og der er fortsat planer for fremtiden.

I DGI Byen startede vi et samarbejde med TIMESAFE for at få et bedre overblik over vores egenkontrol på brand. Lige fra første møde har vores dialog været professionel, og vi har oplevet en god service og ikke mindst hurtig afvikling på implementering af det nye system.

Mette Lodahl Rasmussen, Facility Manager, DGI Byen i København

Sådan siger Mette Lodahl Rasmussen, der er Facility Mananger i DGI Byen, omkring det indledende samarbejde med TIMESAFE.

Ticket system til hverdagens mange ad-hoc opgaver

I et stort kompleks som DGI Byen er der rigtig mange ad-hoc opgaver. De mange opgaver tager nemt opmærksomheden i hverdagen, og der var et stort potentiale i at sikre en effektiv og transparent styring. En stor del af potentialet lå i, at de mange medarbejdere rundt omkring i DGI Byen kunne melde stort som småt ind, så det hele blev samlet ét sted, hvorfra opgaverne nemt kan fordeles. Det har givet bedre overblik, mere effektivitet og hurtigere service.

Mette Lodahl Rasmussen fortsætter:

“Efterfølgende har vi i samarbejde med TIMESAFE fået udviklet et helt nyt Ticketsystem, som igen har været et rigtig godt samarbejde, og vi er meget tilfredse med det færdige resultat. De har været med til at udvikle et system, som hjælper os med et bedre overblik over afhjælpende vedligeholdelsesopgaver, og mulighed for et godt datagrundlag for at skabe et bedre overblik og optimere på det forbyggende vedligehold.”

Håndtering af faste serviceaftaler

Der er fortsat planer om nye indsatser i TIMESAFE. Det næste der står for skud er håndtering af faste serviceaftaler.

“Vi er nu i gang med at lave skabeloner, der passer ind i vores SLA, så vi har et samlet overblik over fast opgaver i turnus. Efterfølgende skal vores leverandøraftaler også inkluderes, så vi har alle faste serviceaftaler i TIMESAFE ud fra vores årshjul og dermed bedre overblik over vores forbyggende vedligehold”, siger Mette Lodahl Rasmussen.

Håndteringen og styringen af faste serviceaftaler er kernefunktionalitet i TIMESAFE platformen, som i dag anvendes til netop dét på tværs af mange kunder og mange millioner m2 bygninger. Kombinationen af detaljeret anlægsregistrering, løbende tilstandsvurdering, samlet dokumantion og så den løbende drift og servicering af installationer fungerer i stor stil i dag.

“Traditionelt har netop håndteringen af faste serviceaftaler været den primære årsag til at virksomheder valgte at indgå i et samarbejde med os. Det ser vi frem til også at hjælpe DGI Byen med. Jeg glæder mig samtidig over det super gode samarbejde vi har med Mette, Brian og de andre i DGI Byen, fordi det også viser, at når vi samarbejder og har de relevante dialoger, så kan TIMESAFE understøtte vores kunder bedre, bredere og de kan starte hvor behovet er størst, og så bygge på derfra”, siger Steen Olsen, direktør i TIMESAFE.

Vi kan allerede nu se at vi har optimeret vores serviceleverance samt samlet givet os et bedre dataoverblik til hele tiden at optimere.

Mette Lodahl Rasmussen, Facility Manager, DGI Byen i København

Den bedste anbefaling er den, der kommer fra de kunder, der bruger TIMESAFE. Til spørgsmålet om Mette vil anbefale TIMESAFE til andre svarer hun

“Jeg kan anbefale Timesafe hvis man ønsker et godt overblik over virksomhedens egenkontrol(brand) samt ad hoc og faste drift- og vedligeholdelsesopgaver samt brugbart datagrundlag. Vi kan allerede nu se at vi har optimeret vores serviceleverance samt samlet givet os et bedre dataoverblik til hele tiden at optimere. Vi ser frem til mange års godt samarbejde med TIMESAFE.”

Vil du også have bedre overblik, drift og vedligehold?

Vil du høre, hvordan TIMESAFE kan hjælpe jer med drift og vedligehold? Så tag gerne kontakt til os for en uforpligtende snak. Du kan kontakte os på 70605056, [email protected] (vi svarer typisk indenfor 1-2 timer på hverdage) eller udfyld vores kontaktformular her på siden, så vi kan ringe dig op.