BAUHAUS fremstår professionelle omkring bygningsdrift

BAUHAUS har 19 byggevarehuse rundt i Danmark, og de bruger alle TIMESAFE til at opfylde egenkontrol, og er godt på vej til at bruge platformen til at lave vedligehold på bygningerne.

Anders Østergaard Djernes, Byggekoordinator og FM teamleder hos BAUHAUS, er superbruger og tovholder på platformen, og har blandt andet opstartet en ny facility afdeling med dens opgavemodul til intern ordrehåndtering.

Fremstår professionelle overfor kunder og brandmyndigheder

De skærpede brandkrav gjorde for et par år tilbage, at BAUHAUS implementerede TIMESAFE til at styre dokumentation og skabe overblik.

“TIMESAFE gør det let for os ikke bare at overholde driftsjournaler og andre eftersynsaktiviteter, men også at kunne dokumentere det, som er påkrævet i forhold til brandmyndighederne. På den måde kan vi hurtigt vise, at vi har styr på det, under det årlige brandeftersyn. Brandmyndighederne kender også værktøjet. I de 1,5 år vi har brugt det til brandeftersyn, er langt flere brandmyndigheder begyndt at kende det. TIMESAFE’s BR18 Brandpakke gør, at vi kommer til at fremstå professionelle overfor kunder og brandmyndigheder, når vi viser, at vi løfter vores ansvar for brandsikring og at flugtveje er i orden. Det giver os ro i maven.”

BAUHAUS Facility Afdeling har været dygtige i implementeringsfasen. Allerede efter 1,5 år er langt de fleste af de 19 byggevarehuse selvkørende i brugen af platformen, og det er ifølge dem let at lære værktøjet at kende, også selvom man ikke har den store tekniske tæft.

Der er en kæmpe værdi i trygheden i, at vi får udført vores kontroller. Hvis jeg sendte ringbind ud til alle Varehuschefer, ville jeg ikke have samme overblik over, om de når dem igennem. Vi kan med TIMESAFE hjælpe hinanden til, at vi kommer i mål.

Ny facility afdeling – uden 180 gule sedler

BAUHAUS har opbygget en ny facility afdeling, og med TIMESAFE ombord fra opstarten har de dagligt overblikket over bygningernes tilstand og status over hele landet.

“Vi så en mulighed i at samle opgaverne, og så kendte vi hos BAUHAUS allerede platformen. Jeg vidste, der lå et opgavemodul, og selvom vi mest brugte værktøjet til brandområdet, tænkte jeg, det måtte være en god løsning, også i stedet for at købe endnu et program. Vi bruger det som komplet ordresystem i vores interne håndværkerafdeling. Det fungerer fint, og vi er fri for alle de mails, papirlapper og hvad der ellers suser rundt, ved at samle alt i én platform,” fortæller Anders Østergaard Djernes og fortsætter:

“I BAUHAUS facility afdeling har vi egne håndværkere, der dækker de 19 byggevarehuse rundt i landet, og ikke én skriver på A4 ark eller sedler længere. Håndværkerne, varehuscheferne og jeg opretter alle opgaver på platformen, så vi alle har overblik over status og fremgang. Det er rigtig godt, for vi kan vælge at følge de enkelte opgaver, og sker der ændringer, får vi alle besked om det.”

Håndværkerne, varehuscheferne og jeg opretter alle opgaver på platformen, så vi alle har overblik over status og fremgang. Det er rigtig godt, for vi kan vælge at følge de enkelte opgaver, og sker der ændringer, får vi alle besked om det.

Anders Østergaard Djernes tjekker oversigten og ser, at de har 180 åbne opgaver i gang, som deres to mand i Øst- og Vestdanmark tager sig af i rækkefølge prioriteret fra byggevarehusene:

“Vi har 180 åbne opgaver, som vores håndværkere arbejder på. Én dækker 9 byggevarehuse og én dækker 10 huse. Hvis vi skulle gøre det med 180 gule sedler, ville vi miste overblikket. Vi har skrottet alt papir og udfylder alt via TIMESAFE. I platformen er der et prioriteringsværktøj, hvor man kan prioritere opgaverne. Det vil sige, vi kan se, om opgaven er bygningskritisk, vigtig, mindre vigtig eller hvilken kategori byggevarehuset har valgt.”

Fokus på forretningen

Når BAUHAUS opstarter nye byggevarehuse, kan cheferne koncentrere sig om forretningen, mens de ved, at der er styr på bygningsdriften.

“Når vi hos BAUHAUS skal starte et nyt varehus op, hvor TIMESAFE kommer ind fra opstarten, kan vi have registreret alt teknik fra starten, og så ved vi, det virker. Når man har overdraget et nyt varehus til en chef, der kommer med gode forretningsevner, men ikke ved så meget om bygninger, kan vi visualisere det med billeder og en kort beskrivelse, i stedet for blot at overrække nøglerne og ønske, at de får det bedste ud af det. Her kan vi også få styr på de eksterne serviceaftaler med det samme. Varehuscheferne har og skal have alt andet i hovedet end bygningsdrift. Det er en svær opgave, hvis de selv lige skal holde styr på ventilation, brand og meget andet samtidig. Der kan TIMESAFE samle det, give overblik og gøre det mere enkelt – og jeg får meget nemmere ved at hjælpe på distancen, så jeg ikke skal rundt i alle hjørner af Danmark hver gang.”

Fleksibel og driftsstabil kvalitetsplatform

Anders Østergaard Djernes er selv teknisk anlagt og er god til at dele konstruktive input. Han oplever, at der bliver taget godt imod hans idéer, og at han i samspil med TIMESAFE udvikler platformen, mens de kører.

Jeg har flere gange oplevet, at vores input er lanceret på næste opdatering af brugerfladen. Jeg føler nærmest, at vi er sparringspartnere og udviklingspartnere.

“Hvis BAUHAUS har behov for udvikling af et område, for eksempel at få et nyt modul ind i platformen, siger TIMESAFE god idé og lad os drikke kaffe – vi udvikler mens vi kører. Der står altid åbent, når man har en god idé, og de tager det, jeg kommer med, til sig. Jeg har flere gange oplevet, at vores input er lanceret på næste opdatering af brugerfladen. Jeg føler nærmest, at vi er sparringspartnere og udviklingspartnere. Det tvivler jeg på, at vi hos BAUHAUS kunne være i samme grad med andre store facility management platforme. Her er ikke langt fra tanke til handling, og det virker rigtig godt. Der er altid noget, der kan forbedres, men det gør TIMESAFE løbende, så det er fleksibelt og agilt, og grundlæggende virker det rigtig godt.”

“Samtidig er min oplevelse, at de ikke lancerer noget, før de er sikre på, det virker. Det er en driftstabil kvalitetsplatform. I de 1,5 år, hvor BAUHAUS har brugt TIMESAFE, har vi ikke én gang oplevet nedetid, der har ingen nedbrud været. Det er kodet utroligt godt, og ingen tvivl om, at TIMESAFE gør sig umage med tingene.”

Det er en driftstabil kvalitetsplatform. I de 1,5 år, hvor BAUHAUS har brugt TIMESAFE, har vi ikke én gang oplevet nedetid, der har ingen nedbrud været. Det er kodet utroligt godt, og ingen tvivl om, at TIMESAFE gør sig umage med tingene.

Fremtidsplaner

På spørgsmålet om, hvordan BAUHAUS føler sig bedre rustet til fremtiden gennem brugen af TIMESAFE, lyder svaret:

“På mange områder. Vi har styr på den lovmæssige del i forhold til brand og egenkontrol. Vi er bedre rustet til at kigge ind i serviceaftaler, og vi har et godt ordresystem til alle interne og snart også eksterne opgaver.”

Fremadrettet har BAUHAUS planer om at videreføre samarbejdet omkring tekniske anlæg med leverandører. Anders Østergaard Djernes har gennemført et stykke arbejde, der rækker ud over det sædvanlige ved at oprette alle tekniske anlæg og påsat alle QR-koder. På 1,5 år har han registreret 2500 enheder – fra ventilationsanlæg til trucks på lageret, og det er kun et spørgsmål om tid, før han går videre til at igangsætte samarbejdet med leverandører via TIMESAFE.

“Alt brandteknisk udstyr, trucks, lifte, og alt hvad der kan snurre rundt er mærket op og klargjort til, at vi kan sætte i gang og begynde at oplære vores eksterne leverandører,” runder Anders Østergaard Djernes af.