Albo vedligeholder 4800 lejeboliger med TIMESAFE

Albo er en boligforening i Horsens med 4800 lejeboliger beliggende flere steder i Østjylland, og de har i en årrække brugt TIMESAFE som redskab til at styre alle de servicekrævende enheder, de har som boligforening.

Albo er en sammenlægning af de to boligselskaber Odinsgaard og AAB Horsens. De har en stor volumen af enheder registreret i TIMESAFE med det formål at understøtte deres koncept omkring vedligehold. Samtidig giver det viceværterne på de mange boliger en chance for at følge med i den daglige strøm af opgaver.

Teknisk Assistent Irene Nyrup Gude kunne hurtigt se, hvor mange fordele platformen kunne give hende i styringen af udstyr og anlæg, og hun har efterhånden oprettet mere end 30.000 enheder på platformen.

Vi har registreret alt, der er i en lejlighed. Hårde hvidevarer, gulvvarme, udsugning. Det betyder også, at Albo i de senere år har fået lavet en stor gennemgang af, om alt er i orden

Irene Nyrup Gude, Albo

“TIMESAFE blev min baby, for vi kunne godt se det geniale i det. Vi har indrettet TIMESAFE, så den som platform giver mening for os. Før registrerede vi alt fra værktøj til køretøjer manuelt for at lave sikkerhedsgennemgang af det. I dag er vi så langt i at bruge vores digitale platform til at styre det for os, at viceværterne selv kommer og beder om at få oprettet nye emner. Vi har registreret alt, der er i en lejlighed. Hårde hvidevarer, gulvvarme, udsugning. Det betyder også, at Albo i de senere år har fået lavet en stor gennemgang af, om alt er i orden,” fortæller Irene Nyrup Gude og fortsætter:

I dag, når vi bygger nyt eller om, indhenter vi data fra starten, så anlæggene bliver registreret rigtigt. Vi kobler serviceaftaler fra vores driftsinspektører på, så de data også ligger rigtigt fra start af.”

Irene Nyrup Gude, Albo

Langsigtet koncept: Vedligehold frem for udskiftning

Albo har altid vedligeholdt deres boliger efter konceptet “Vedligehold frem for udskiftning”, og følger med i den tendens, der rører sig om at bruge ting i deres fulde levetid ved at være grundige omkring vedligehold.

“Det koster penge at vedligeholde de mange boliger, men ikke så mange, som hvis mange emner i stedet skal skiftes. TIMESAFE understøtter Albo’s koncept om at lave vedligehold i stedet for udskiftning. Vi er jo gået fra en samfundstankegang om at bruge og smide ud til at vedligeholde og bruge så længe som muligt.

Det er netop Albo’s koncept, og det giver ressourcemæssigt mere mening. Det er også nemmere for lejeren, hvis vi jævnligt laver vedligehold på eks. ventilation, i stedet for der kommer én og arbejder rundt på loftet i dagevis for at skifte hele systemet ud,” fortæller Irene Nyrup Gude.

TIMESAFE understøtter Albo’s koncept om at lave vedligehold i stedet for udskiftning. Vi er jo gået fra en samfundstankegang om at bruge og smide ud til at vedligeholde og bruge så længe som muligt.

Et eksempel på, hvad platformen var kommet til at betyde for Albo’s vedligehold var, da det tidligere Odinsgaard blev lagt sammen med AAB Horsens (til Albo), som ikke havde tilsvarende værktøj i brug.

“Her kunne vi se, hvor stor forskel, der var på, hvad der blev husket at blive lavet service og vedligehold på, og hvor meget, der blev glemt. På den lange bane koster det flere penge, når man ikke kan styre alt det, man skal huske. Måske kører anlæggene umiddelbart fint, men uden vedligehold ville de en dag brænde sammen. Det koster selvfølgelig også at vedligeholde, men så kan anlæggene måske køre i 30 år. Det har intet med det tidligere AAB at gøre, men handler om forskellen på, når man har et værktøj til at hjælpe sig med at huske, og når man ikke har. Det betød også, at da de ikke havde nogen til at tage sig af den type styring, tog jeg over på det og oprettede alt i TIMESAFE. Når man skal gøre det her, skal den, der har ansvaret for det, bide sig fast og sige ‘vi skal have alle de data ind’. Jeg gennemgik alle tegninger og så om de stemte, talte med viceværterne og tog endda selv ud og kiggede efter i boligerne.”

Tjek for regnvand redder huse

Som mange andre oplever Albo gener ved de store mængder regn.

“Vi oplever mere oversvømmelse, så det er ret vigtigt for os, at vi får tjekket, hvad der kan hjælpe i den retning. Vi har reddet nogle huse ved at huske at tjekke grundvandspumper, og at de kører, så der ikke står regnvand ned i kældrene. Ligesom det er vigtigt at holde øje med oversvømmelsesstop, så grundvandet ikke kommer op af kloakken,” fortæller Irene Nyrup Gude.

Hjælp til udbud

Når Albo skal have opgaver sat i udbud hos eksterne firmaer, trækker de data fra TIMESAFE til at danne overblik og få viden til at træffe de rigtige beslutninger.

“Når vi skal have udbud, kan vi hente data i TIMESAFE. Har vi udbud på ventilationssystemer, kan vi hurtigt se, hvor mange enheder vi har, og på hvilke adresser. Det gør det bare meget nemmere. Hvis ikke vi kunne slå det op her, skulle vi finde alt muligt frem på alt, hvor der er eksterne leverandører koblet på,” fortæller Irene Nyrup Gude.

Når 1.000 enheder skal huskes

Det er en platform, som får os til at erkende, at vi ikke kan huske alting, men det kan den gøre for os.

“Det er en platform, som får os til at erkende, at vi ikke kan huske alting, men det kan den gøre for os. Der er flere lejemål per vicevært i dag, og de har rigtig meget at holde styr på. Én af vores viceværter har 1.000 enheder, hvor han skal huske at gøre noget. Det gør risikoen for at glemme langt større, end hvis der er noget, der minder dem om, hvad der skal huskes. Det er BARE en hjælp,” understreger Irene Nyrup Gude.

“Det er også det, de siger derude blandt viceværterne. TIMESAFE gør det nemmere for dem, og der er kommet alle mulige andre data ind end enheder. Også husordener med fællesregler for den enkelte ejendom har vi lagt derind. Så kan viceværterne hurtigt se, når de står ude i boligen, om de kan efterkomme et ønske fra lejeren. Lejeren skal her ikke vente på svar, og viceværten får det afklaret med det samme, det bliver forenklet og gør det nemmere og hurtigere for alle parter. Vi har endda registreret hårde hvidevarer i platformen med alder og sidste skift.”

Der er sat QR–koder op i lejlighederne på lejerens eltavle, her kan de slå alderen på komfur, ovn, køleskab op, og hurtigt afgøre, om der skal repareres, eller om det er blevet tid til et skift.

“Der er sat QR–koder op i lejlighederne på lejerens eltavle, her kan de slå alderen på komfur, ovn, køleskab op, og hurtigt afgøre, om der skal repareres, eller om det er blevet tid til et skift. Til at begynde med syntes nogle af viceværterne nok, at det var lidt fjollet. Efterhånden, som de kunne se de mange data, fandt de hurtigt ud af, hvor smart det var for dem. Plus det var ikke svært at lære at bruge.”

Øget fokus og sikkerhed

“Der er flere elementer i, at vi husker det hele. Dels er der det overskud, det giver, og dels sikkerheden i det større billede. Viceværterne får overskud til at fokusere på konkrete ting, og skal ikke bruge energi på at huske, hvad de har glemt. For eksempel skal de ikke huske på de tagrender, der skal ordnes i næste uge, hvilket giver dem overskuddet til at fokusere på det, de står med i hænderne. Når vi udfører tjek på denne måde, kan det sænke risici og give øget sikkerhed på andre områder. At få tjekket grundvandspumper giver for eksempel sikkerheden i, at vi har forberedt os på mere vand. Det sker fordi, der er en enhed, der fortæller os det. Så kommer vi ikke i tanke om, at der står et anlæg af en art, som vi ikke har fået kigget til i tre år,” siger Irene Nyrup Gude.

Brandsikring på plejehjem

Vi får udført kravene på en måde, hvor det er samlet og ens alle steder, så viceværterne kan afløse hinanden ved behov.

“Vi bruger meget TIMESAFE til at tjekke for brandsikring på plejehjem. Her betyder det, at vi får udført kravene på en måde, hvor det er samlet og ens alle steder, så viceværterne kan afløse hinanden ved behov. Hvor der tidligere flere steder faldt påbud på, at nu skulle vi få lavet logbog, er der overhovedet ikke noget nu, og vi har ikke påbud nogen steder. Vi satte turnusser op til det i TIMESAFE, og gjorde det meget grundigt for at være helt sikker på, at alle kunne se, hvad de skulle. Det skulle for alt i verden være så nemt, at der ikke var nogen undskyldninger for ikke at gøre det, forklarer Irene Nyrup Gude.

Rigtigt godt samarbejde med servicefolk

Albo oplever at have fået et rigtigt godt samarbejde med den række servicefolk, de har tilknyttet.

“Servicefolkene indberetter i TIMESAFE, for eksempel hvis en del skal skiftes i en elevator, så kan man have reservedelen anskaffet på forhånd. De kan også informere om det, hvis et emne ikke er med i serviceaftalen, men giver mest mening at få udskiftet. Langt de fleste af de servicefolk, som vi har tilknyttet hos Albo, bruger værktøjet på den måde. Mange brugere i det hele taget er også begyndt at bruge opgavemodulet, så de kan oprette opgaver til hinanden. Det har de gjort gennem det seneste halve år.”

“Det er bare et genialt redskab, når man er en boligforening,” siger Irene Nyrup Gude.
Også under selve udviklingen af platformen sammen med TIMESAFE, oplevede hun samarbejde:

“TIMESAFE er fleksible og udvikler videre på platformen, så den passer til vores forretning. Vi har mange gange vendt tilbage til dem, fordi vi skulle bruge en enhed, der skulle kunne og hedde noget bestemt. Så udvikler de det for os, og det er blevet til mange. Vi er de eneste, hvor der oprettes så mange adresser, og det sker fordi, vi har samtlige lejemål registreret.”

Cheferne er glade og lejerne sparer penge

Ifølge Irene Nyrup Gude ser også Albo’s ledelse hele hendes arbejde med at oprette og bruge TIMESAFE som en fordel.

Cheferne er enige i, at det har sparet os tid på den lange bane, og det er de glade for. Det understøtter vores koncept om at vedligeholde vores boliger og udstyr, så det kører så længe som muligt, og sparer i sidste ende også lejerne penge.

“Cheferne er enige i, at det har sparet os tid på den lange bane, og det er de glade for. Det sparer os for, at ting går i stykker. Hvis vi ikke lavede tjek i faste intervaller, ville vi ikke opdage det, når noget går i stykker, og måtte så købe nyt. Cheferne bruger også TIMESAFE til at træffe gode valg. De kan hurtigt se, om de skal sende en servicemand eller ej, og det gør bare tingene nemmere og hurtigere. Det understøtter vores koncept om at vedligeholde vores boliger og udstyr, så det kører så længe som muligt, og sparer i sidste ende også lejerne penge.”

Fremtiden

Om Albo’s fortsatte udvikling og dertil registrering af enheder i TIMESAFE, er Irene Nyrup Gude ikke så meget i tvivl:

“Vi har en idé om, at vi nok er oppe på dobbelt så mange enheder om 5-10 år. Vi bliver bare ved med at proppe ind i platformen, og nu hvor viceværterne er med, er det ofte dem, der efterspørger enheder. For nylig oprettede vi en udendørs vandhane. En vicevært henvendte sig og spurgte, om vi kunne sætte den ind, så han huskes på at lukke for den om vinteren, så vandhanen ikke får frostskader. Vi bruger platformen til at være vores hukommelse,” runder hun af.